一、基本情况

随着《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会[2020]6号）及北京财政局《转发财政部、国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（京财会[2020]603号）等文件的发布，电子会计凭证和符合条件的电子会计档案的法律效力得到了认可，为电子会计档案的实行提供了制度保障。同时，通知也对纸质存档下电子会计凭证的保存提出了要求。

在近期《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》中，自2021年1月21日起，在北京、山西、内蒙古、辽宁、吉林、黑龙江、福建、江西、山东、河南、湖北、湖南、广西、海南、贵州、云南、西藏、陕西、甘肃、青海、宁夏、新疆、大连、厦门和青岛等25个地区的新办纳税人中实行专票电子化，受票方范围为全国。电子发票的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

二、电子会计档案业务痛点

财务系统中产生的原始凭证数量不计其数，这给企业的会计档案管理带来了诸多不便。首先，成本高。

传统的会计档案管理模式在收集、管理、查阅等方面工作量繁重，不但占用过多的人力资源，更是消耗了大量的物料耗材。其次，效率低。人工归档的管理方式不仅耗费很多时间，在查询调阅方面也影响了用户高效运作，降低工作效率。安全隐患高。

传统纸质档案在存储和保管上易造成破坏，在借阅后也无法及时跟踪闭环，这严重威胁着档案的安全。

利用受限。受到原始凭证调动困难的客观制约，企业在档案信息共享和分析等方面严重受阻，这很大程度上影响了业务的开展。

电子凭证完整性，随着数智化的推进，企业内各个业务系统在产生大量数据的同时，也形成了不少重要的会计原始凭证。作为记录和反映业务进行的重要依据，存在各个业务系统内，业务系统建设大多数未财务系统未有关联性，导致财务系统内无法自动匹配上相关业务系统内的数据。

三、电子会计档案建设目标

（1）建立标准体系

依托会计档案系统完善会计档案接收管理、库存管理、借阅管理，实现对会计档案全周期的高效低险管理；同时符合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）的相关规定。

（2）规范业务凭证

原始凭证通过数据同步、人工扫描方式实现电子化收集、归档，实现业务凭证电子化收集管理；

（3）数据分层管理

对档案类型，人员权限进行高业务贴合度的分层和管理，对敏感数据进行分层的数据可视管理。以财务核算系统为基础，与报账等相关业务系统通过集成方式，通过扫描、数据转换、OCR、后台导入等方式建立真实、完整、可用、安全的会计电子档案，具备数据收集、整理、查询、分析等全程电子流管理功能，为用户提供高效、便利、端到端的数字化档案服务。同时，为保障系统在海量数据下高效、稳定，系统应支持碎片化压缩、断点续传、电子附件独立部署及存档转储等功能。

（4）各种应用场景

支持多方式影像件采集录入、实现自动装册（组卷）、自动归档、上架、支持档案多维度检索查询、严格要求档案管理查阅、借阅、移交等、建立电子会计档案与纸质档案索引、能实现纸质档案反向查找电子会计档案。银行单据与凭证进行关联，自动\手动进行匹配。

四、业务解决方案

针对于企业发票报销、归档、审计、稽查等管理需求，档案管理系统可以帮助企业实现了从会计资料接收、传递、存储到利用的全流程无纸化管理，构建出全生命周期的会计电子档案管理蓝图，并充分利用会计业务系统数据，实现电子会计档案自动分类归档，助力企业实践以数据为基础的档案管理转型升级。

同时，在电子会计档案调阅的过程中，档案管理系统可以最大限度减少工作人员查阅量，提高工作效率，强化管理，在支持业财税金档一体化的同时，极大的改善会计档案管理水平。实现会计档案的高度共享和多维度利用，以减轻工作人员查阅量，提升数据分析质量，提高工作效率，强化企业管理，从而达到整体提升会计档案的管理水平的效果。

五、总体解决方案

5.1 系统结构

如上图所示，档案管理系统的总体架构分为基础设施层、数据层、应用服务层、展示层以及相关的法规体系组成。

5.2 系统介绍

5.2.1 总体功能

档案系统的功能组成如下图所示：

整个系统由一部分组成：电子会计档案管理系统

5.2.2 业务流程概述

工作流程

电子会计档案管理工作和流程是指在上述档案数据结构建立好的基础上完成的“数据采集”、“科学保管”以及“开发利用”工作。包括：各类档案的归档流程、档案的数据管理和辅助实体管理、鉴定和销毁流程、档案的搜索利用、档案汇总统计和编研、发布等内容。

档案管理的基本工作流程如下图所示：

整个业务工作分为数据采集、科学保管和开发利用三部分。总体流程为首先进行数据的收集、整理和归档，之后对整理好并归档的数据进行科学保管，最后是提供开发利用。

系统以先进的管理理念，对档案管理人员工作量最大的整合收集工作提供最大限度的方便，通过大量自动化的功能实现各类档案的收集整理工作，将档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，成为真正信息的管理者；同时通过数据库和内容管理平台提供强大的管理功能，使得电子会计档案数据以科学的方式得以安全、永久的存储和保管，而不需管理员操心；提供强大的智能搜索、编研工具和统计手段，为档案管理员将档案数据提炼转化为知识资源创造条件，为利用者提供了统一搜索平台对信息进行方便的查询和利用，同时辅助网站和信息发布提供主动和个性化的定制服务。

数据采集

系统将提供自动捕获、批量导入、手工录入等各种方式的收集手段，主要包括：数据导入、档案收集。

数据导入可实现历史数据的批量导入功能，批量导入分为两部份：元数据和电子文件，其中由于历史数据所使用的业务系统不统一，数据格式和数据结构都不相同，因此我们这里主要支持：DBF、XML和EXCEL三种格式的数据导入，需要各业务系统开发商将需导入的数据转换成上述标准格式，最终实现批量转换。针对历史数据和目前档案系统中数据结构存在不同的问题，系统会提供字段对应关系定义界面，用户可先定义好字段对应关系，然后再进行转换。至于电子文件，则可通过内容管理平台中提供的电子文件转换功能形成规范化电子文件格式存入系统，电子文件与元数据可自动通过元数据中的关联关系实现自动对应，如果没有直接关联关系，可以统一通过匹配工具的方式实现自动+手动的方式进行对应；

档案收集则提供简单、快捷的档案录入功能，系统提供了大量方便的录入手段：录入界面自定义、字段默认、自动生成、继承、选择、校验等。

科学保管

电子档案的科学保管通过系统提供强壮的数据库和内容管理平台实现，完全由系统底层和后台完成，使用者根本不需要关心数据如何存储，只需要将数据放心存入系统即可。

系统支持任何格式的电子文件归档，可统一转化为规范格式。数据和电子文件都可以进行安全加密，保证数据的安全。

开发利用

开发利用是对归档的电子会计档案信息和扩展资源管理信息进行充分挖掘利用的工具。将提供档案管理员：档案统计、档案编研、档案网站信息发布、借阅管理的功能，充分实现对档案信息的挖掘和利用管理；同时系统将提供管理员和普通用户：统一信息检索、知识管理的功能，为用户提供简单、方便、快速且丰富的查询手段，对电子文件提供在线浏览、下载、借阅、订阅等多种利用手段，同时对电子文件进行在线、离线利用的各种安全控制和管理；知识管理则可充分利用档案库和扩展资源库进行知识加工提炼，提供各项知识服务。

档案统计

系统统计功能可以实现固定报表的统计（标准的年报等）和自定义报表的统计，可定制打印报表的维度、样式，利用所建所得的工具进行报表设计，实现对：馆藏量、年增量、利用情况、工作量和各类档案的专项分类统计。

统计报表可实现由下到上的汇总功能

统计报表可以导入国家档案局档案统计系统的数据进行汇总，也可以将统计结果导出成国家档案局档案统计系统可接收的格式。

六、方案优势

会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，对未来的财务管理具有不可估量的现实意义。会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均会产生重要影响——除了节省成本，还有利于提升会计工作监管成效，最大限度地防范财务风险。

节约成本

会计档案的无纸化管理，减少企业打印成本和存管人力等，节能减排，绿色环保，帮助企业减少生产办公成本。

高效利用

使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系，便于共享和查阅。

安全可靠

通过电子签章技术、数据传输和存储加密技术以及访问控制等措施，保证用户信息的安全应用；通过数据备份、容灾技术以及扩展存储技术，保证会计信息的安全管理。

规避风险

电子会计档案管理系统可实现查阅人员的分权控制，智能监测非法行为，归档信息自动签章，提升会计工作监管成效，最大限度地防范财务风险。