一、系统结构

如上图所示，档案管理系统的总体架构分为基础设施层、数据层、应用服务层、展示层以及相关的法规体系组成。

5.2 系统介绍

5.2.1 总体功能

档案系统的功能组成如下图所示：

整个系统由一部分组成：电子会计档案管理系统

5.2.2 业务流程概述

工作流程

电子会计档案管理工作和流程是指在上述档案数据结构建立好的基础上完成的“数据采集”、“科学保管”以及“开发利用”工作。包括：各类档案的归档流程、档案的数据管理和辅助实体管理、鉴定和销毁流程、档案的搜索利用、档案汇总统计和编研、发布等内容。

档案管理的基本工作流程如下图所示：

整个业务工作分为数据采集、科学保管和开发利用三部分。总体流程为首先进行数据的收集、整理和归档，之后对整理好并归档的数据进行科学保管，最后是提供开发利用。

系统以先进的管理理念，对档案管理人员工作量最大的整合收集工作提供最大限度的方便，通过大量自动化的功能实现各类档案的收集整理工作，将档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，成为真正信息的管理者；同时通过数据库和内容管理平台提供强大的管理功能，使得电子会计档案数据以科学的方式得以安全、永久的存储和保管，而不需管理员操心；提供强大的智能搜索、编研工具和统计手段，为档案管理员将档案数据提炼转化为知识资源创造条件，为利用者提供了统一搜索平台对信息进行方便的查询和利用，同时辅助网站和信息发布提供主动和个性化的定制服务。

数据采集

系统将提供自动捕获、批量导入、手工录入等各种方式的收集手段，主要包括：数据导入、档案收集。

数据导入可实现历史数据的批量导入功能，批量导入分为两部份：元数据和电子文件，其中由于历史数据所使用的业务系统不统一，数据格式和数据结构都不相同，因此我们这里主要支持：DBF、XML和EXCEL三种格式的数据导入，需要各业务系统开发商将需导入的数据转换成上述标准格式，最终实现批量转换。针对历史数据和目前档案系统中数据结构存在不同的问题，系统会提供字段对应关系定义界面，用户可先定义好字段对应关系，然后再进行转换。至于电子文件，则可通过内容管理平台中提供的电子文件转换功能形成规范化电子文件格式存入系统，电子文件与元数据可自动通过元数据中的关联关系实现自动对应，如果没有直接关联关系，可以统一通过匹配工具的方式实现自动+手动的方式进行对应；

档案收集则提供简单、快捷的档案录入功能，系统提供了大量方便的录入手段：录入界面自定义、字段默认、自动生成、继承、选择、校验等。

科学保管

电子档案的科学保管通过系统提供强壮的数据库和内容管理平台实现，完全由系统底层和后台完成，使用者根本不需要关心数据如何存储，只需要将数据放心存入系统即可。

系统支持任何格式的电子文件归档，可统一转化为规范格式。数据和电子文件都可以进行安全加密，保证数据的安全。

开发利用

开发利用是对归档的电子会计档案信息和扩展资源管理信息进行充分挖掘利用的工具。将提供档案管理员：档案统计、档案编研、档案网站信息发布、借阅管理的功能，充分实现对档案信息的挖掘和利用管理；同时系统将提供管理员和普通用户：统一信息检索、知识管理的功能，为用户提供简单、方便、快速且丰富的查询手段，对电子文件提供在线浏览、下载、借阅、订阅等多种利用手段，同时对电子文件进行在线、离线利用的各种安全控制和管理；知识管理则可充分利用档案库和扩展资源库进行知识加工提炼，提供各项知识服务。

档案统计

系统统计功能可以实现固定报表的统计（标准的年报等）和自定义报表的统计，可定制打印报表的维度、样式，利用所建所得的工具进行报表设计，实现对：馆藏量、年增量、利用情况、工作量和各类档案的专项分类统计。

统计报表可实现由下到上的汇总功能

统计报表可以导入国家档案局档案统计系统的数据进行汇总，也可以将统计结果导出成国家档案局档案统计系统可接收的格式。